Boekhouding / administratie

De boekhouding vormt de belangrijkste informatiebron over de gang van zaken binnen een onderneming. Als de administratie niet goed is geregeld, ontstaan er gegarandeerd problemen: inkoopfacturen worden dubbel betaald, debiteuren worden vergeten, belastingaangiftes zijn incorrect en u staat met uw mond vol tanden bij de bank. Ze werken uiteindelijk allemaal in uw nadeel. U kunt natuurlijk al uw aandacht richten op het efficiënt en doeltreffend voeren van uw onderneming en de boekhouding laten voor wat het is. Aan het einde van het jaar een volle schoendoos met bonnetjes is echter dé schrik van menig boekhouder. De kans groot dat die u zal opzadelen met een gepeperde rekening!

Boekhouden is en blijft een vervelend saai klusje, het is echter pure noodzaak. Bewaar alle bonnetjes en nummer ze in een logische eenduidige volgorde. De nummering dient overeen te komen met de nummering in het administratiepakket zodat ze makkelijk zijn terug te vinden.

BELANGRIJKE INFORMATIE KOMT UIT BOEKHOUDING

Een goede administratie kan u ook geld opleveren! Neem bijvoorbeeld de kleine ondernemingsregeling, waarbij u bij een klein saldo af te dragen BTW, deze niet hoeft terug te betalen aan de belastingdienst. Als u dat aan het eind van het jaar aan kan zien komen, kunt u een geplande investering juist voor de jaarwisseling laten vallen (bijvoorbeeld de aanschaf van een nieuwe computer) zodat u van deze regeling kunt profiteren.

Administratieonderdelen: de dagboeken

Een boekhouding bestaat uit een aantal dagboeken waaronder het kasboek, bankboek, inkoopboek en verkoopboek. U doet er verstandig aan om op regelmatige basis deze dagboeken bij te houden. Vanuit praktisch oogpunt ontkomt u ook niet aan het bijhouden van de debiteuren en crediteurenadministratie.

GEBRUIK DE TUSSENREKENING

Als u niet goed weet hoe iets moet worden geboekt, laat het dan aan uw accountant over. Maak dan gebruik van een tussenrekening (bijvoorbeeld 2900) onder vermelding van een duidelijke omschrijving, uw accountant kan de definitieve boeking voor u doen. Een foute boeking is soms moeilijk te traceren en lastiger te corrigeren.

Kasboek

In het kasboek worden alle contant betaalde transacties geadministreerd. Het kasboek moet nauwkeurig worden bijgehouden, een reconstructie achteraf is namelijk ondoenlijk. Dagelijks moet het saldo kasgeld te achterhalen zijn, het moge duidelijk zijn dat deze nimmer negatief kan zijn.

Afhankelijk van de omvang van de kasstromen in uw onderneming doet u er vaak verstandig aan om deze dagelijks (of per week) bij te houden in kasstaten waarin de totalen van omzet en uitgaven zijn geadministreerd. In het kasboek moeten de boekingen logisch genummerd worden met verwijzingen naar de betreffende transactie.

Bankboek

Voor het bankboek geld hetzelfde als voor het kasboek, bij het bankboek kan echter niet veel fout gaan omdat alle transacties op het bankafschrift vermeld staan. Dat is ook het grote voordeel van banktransacties, deze zijn makkelijk te traceren. Daarnaast staat het begin en eindsaldo altijd op het bankafschrift vermeld, enige fout wordt zodoende snel opgemerkt. Een bankafschrift kan zodoende makkelijk in de administratie worden verwerkt.

TIP

Heeft u de keuze tussen een kastransactie en een banktransactie dan geniet de banktransactie de voorkeur. De transactie is zodoende geregistreerd en gedateerd zodat de informatie niet verloren kan worden (denk aan de terug te ontvangen BTW!).

Facturatie systeem / debiteurenboekhouding

Afhankelijk van uw boekhoudpakket is het vaak heel goed mogelijk om het facturatie systeem te koppelen aan uw boekhouding. Er wordt dan tegelijkertijd automatisch een boeking gedaan in het verkoopboek en het debiteurenboek (en in sommige gevallen ook in het voorraadboek).

Voorkom echter zoveel mogelijk dat u een debiteurenboekhouding moet gaan bijhouden. Het kost veel tijd en moeite om de openstaande facturen te traceren en uiteindelijk ook betaald te krijgen. De klant is natuurlijk koning, maar hij moet wel betalen. Boter bij de vis zorgt meetal voor de minste problemen. Maakt u toch gebruik van levering op krediet (in sommige branches waaronder B2B is dat normaal) dan zijn de te volgen betalingtermijn en procedures bij wanbetaling van groot belang. Maak hier melding van in uw ondernemingsplan.

DEBITEURENRISICO

Gaat het om grotere bedragen, dan is een kredietcontrole in een daarvoor gespecialiseerde maatschappij een verstandig idee. Waarom zou u immers een krediet verlenen aan iemand die bij de BKR in Tiel op de zwarte lijst staat. Een van de grote verliesposten bij een (startende) ondernemer zijn de niet betalende klanten! Vraag eventueel een aanbetaling en controleer het betalingsgedrag van vaste klanten. Wordt er steeds trager door de debiteur betaald dan is dat een slecht teken, goed opletten dus!

FAILLIETE DEBITEUREN

Staan er nog niet betaalde goederen bij een klant, dan betekent dat niet dat u de eigenaar bent. Bij een mogelijk faillissement van de ondernemer bent u een van de schuldeisers en staat u waarschijnlijk nog achteraan ook bij het uitdelen van het geld: de belastingdienst, personeel en de financierende bank staan bijna altijd voorop.

Crediteurenboekhouding

Uit praktijkervaring blijkt dat een goede administratie van de stroom inkoopfacturen een goede zaak is. Bij een beetje lopende onderneming stromen de inkoopfacturen binnen waardoor al snel het overzicht verloren raakt. Elke inkomende factuur moet gecontroleerd worden op juistheid (het zou niet best zijn als u gaat betalen voor niet geleverde goederen). Betaalt u de inkoopfactuur niet op tijd dan krijgt u al snel een aanmaning in de bus. En ook de aanmaningen moeten weer gecontroleerd worden ter voorkoming van dubbele betalingen! Heeft u een goed werkende crediteurenboekhouding dan hoeft dit allemaal geen probleem te zijn.

KOPPELING BOEKHOUDING EN BANKIERSOFTWARE

In menig boekhoudpakket kan een koppeling worden gemaakt tussen de crediteurenboekhouding en de bankiersoftware. Zo kan bij het boeken van de inkoopfactuur meteen de opdracht gegeven worden tot betaling (per een bepaalde datum). Informeer daarom voor aanschaf of het boekhoudpakket de bankiersoftware ondersteund.

Keuze administratiepakket

Voor uw boekhouding heeft u de keuze uit een tiental boekhoudpakketten. Afhankelijk van uw bedrijfsactiviteiten dient u de voor u meest geschikte boekhoudsoftware aan te schaffen. Ondernemeneninternet.nl biedt een goed overzicht van boekhoudprogramma's. De keuze is echter niet alleen afhankelijk van uw bedrijfsactiviteiten maar tevens van de mogelijkheden van uw administratiekantoor/boekhouder. Ter voorkoming van problemen doet u er daarom verstandig aan de keuze van het te gebruiken administratiepakket met uw boekhouder te bespreken.

BOEKHOUDSOFTWARE

Op de pagina boekhoudsoftware van het onderdeel financieel zijn een groot aantal softwarepakketten opgesomd. Heeft u een hele simpele boekhouding met weinig journaalposten dan voldoet een boekhouding in een spreadsheet programma als Excel natuurlijk ook.

Conversieproblemen: Een bekend probleem waar nogal wat ondernemers tegenaan lopen is de conversie van de boekhouding naar het administratiepakket van de boekhouder. Daarnaast zijn er boekhoudpakketten met behoorlijk wat programmeerfouten. Een goedkoop pakket kan zodoende alsnog duur uitvallen vanwege de extra tijdsbesteding en ergernis van uzelf én uw boekhouder.

Rekeningenschema: Voordat u aan de slag gaat met uw boekhoudsoftware doet u er verstandig aan een rekeningenschema van uw accountant te vragen. Alhoewel er wellicht niets valt af te dingen op uw eigen rekeningenschema, heeft elke boekhouder weer zijn eigen voorkeuren! Zodoende hoeft het rekeningenschema niet meer elk jaar door de boekhouder 'vertaald' te worden en dat vindt u uiteindelijk weer terug in een lagere rekening! Ook dat is doordacht ondernemen.