BTW afrekening met de fiscus

Wat is BTW/omzetbelasting?

BTW is de belasting over de toegevoegde waarde en is uitsluitend bedoeld voor de consument. Dit betekent dat u de aan uw onderneming gefactureerde BTW als voorbelasting weer kunt terugvorderen bij de aangifte omzetbelasting. Er wordt daarbij geen verschil gemaakt tussen kosten, inkopen en investeringen. BTW staat ook wel bekend onder de naam omzetbelasting.

Wel of geen ondernemer voor de BTW?

In de meeste gevallen wordt u door de belastingdienst gezien als ondernemer voor de BTW. Voor het vaststellen of u ondernemer voor de BTW bent, wordt rekening gehouden met de volgende punten:

Er wordt zelfstandig een bedrijf of beroep uitgeoefend
Het betreft werkzaamheden naast een vast dienstverband
Er is sprake van de exploitatie van een vermogensbestanddeel of recht
Er is sprake van regelmatig terugkerende activiteiten met een onafhankelijke onderlinge verhouding
Er wordt naar winst gestreefd

BTW tarieven en vrijstellingen

De meeste producten en diensten vallen onder het 21% BTW tarief. Daarnaast is er een verlaagd BTW tarief van 6% voor onder andere eten en drinken, geneesmiddelen, boeken, tijdschriften en personenvervoer (OV). Het 0% tarief is bedoeld voor leveringen aan het buitenland. Zorg ervoor dat u het juiste BTW-tarief toepast!

Sommige goederen en diensten zijn vrijgesteld van BTW, zoals bestaande onroerende zaken, onderwijs, diensten in de medische sector, diensten door sportverenigingen, sociaal-culturele diensten en producten, financiële diensten, goederen en diensten vallende onder de landbouwregeling, kinderopvang en thuiszorg. Hierover mag u dus geen BTW heffen terwijl u de aan u in rekening gebrachte BTW niet mag aftrekken als voorbelasting.

BTW factuur

Om in aanmerking te komen voor de BTW-aftrek dient een factuur officieel te zijn voorzien van de prijs en het bijbehorende BTW-bedrag, een duidelijke omschrijving, aantallen, factuurdatum, leveringsdatum, factuurnummer en de NAW-gegevens van de kopende en verkopende partij. Daarnaast dient het BTW- en KvK-nummer van de verkopende partij te zijn vermeld. Bij handgeschreven bonnen moet u daarom altijd om een BTW-specificatie vragen, anders kunt u de BTW niet als voorbelasting terug vorderen.

DE BTW OP BRANDSTOF- EN PARKEERBONNEN

Op de brandstofbonnen (en parkeerbonnen) staat bijna altijd wel de betaald BTW vermeld, maar niet de bedrijfsgegevens. U kunt de BTW echter nog steeds terugvorderen, mits de betaling traceerbaar is. Dit is alleen mogelijk als de betaling aan de pomp niet contant wordt voldaan maar met een banktransactie of een benzinepas. Houd hier dus rekening mee. Deze regeling is overigens niet van toepassing op andere uitgaven!

FACTUURSTELSEL OF KASSTELSEL

Bij leveringen aan andere ondernemers past u het factuurstelsel toe. Zijn de leveringen uitsluitend gericht op particulieren dan kunt u mogelijk gebruik maken van het kasstelsel. Bij het kasstelsel kunt u de af te dragen BTW berekenen aan de hand van de totale dagelijkse kasomzet in plaats van de uitgeschreven facturen. Vraag bij twijfel uw accountant of de belastingdienst of u gebruik kunt maken van het kasstelsel.

BTW-nummer aanvragen

Een BTW-nummer krijgt u automatisch van de belastingdienst nadat men zich heeft ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Is het voor uw onderneming niet nodig in te schrijven bij de KvK dan dient u zich rechtstreeks bij de Belastingdienst melden.

BTW-administratie en afrekening

Uit uw administratie moet duidelijk en overzichtelijk de aan en door u in rekening gebrachte BTW bedragen kunnen worden achterhaald. Uit de administratie moet tevens de omzet door leveringen en diensten aan het buitenland te achterhalen zijn. Daarnaast moet het privégebruik van goederen en diensten uit de eigen onderneming blijken. De BTW hierover is namelijk niet aftrekbaar als voorbelasting.

De BTW-aangifte wordt in eerste instantie per kwartaal afgehandeld, u ontvangt daarvoor automatisch een aangifteformulier. Let daarom op het tijdstip bij het doen van grote investeringen en het terugvragen van de BTW! Er wordt overgegaan op een maandelijkse aangifte als de af te dragen BTW aanzienlijke vormen begint aan te nemen. Bij uw aangifte vermeld u de totale omzet per tarief en de in rekening gebrachte BTW. Het totaal aan voorbelasting kunt u vervolgens van de in rekening gebrachte BTW aftrekken.

MARGEREGELING

Handelt u in gebruikte goederen, kunst, antiek of verzamelaarsobjecten dan is de margeregeling van toepassing. Bij de margeregeling wordt er BTW geheven over het verschil tussen de in- en verkoopprijs. Als de margeregeling wordt toegepast moet dit op de factuur vermeld worden.

Welke BTW is niet aftrekbaar?

Niet alle BTW is aftrekbaar, het gaat hier om uitgaven met een privékarakter zoals:

BTW op eten en drinken buiten de deur.
BTW op (gratis) personeelsvoorzieningen (huisvesting, loon in natura, maaltijd, drinken, sport, ontspanning, privé gebruik auto, e.d.) voor zover boven de € 227 exclusief BTW per persoon per jaar (2016).
BTW op relatiegeschenken voor privé personen zelf, indien meer dan € 227 exclusief BTW per persoon per jaar (2016).

Bovenstaande posten moeten uit uw administratie makkelijk te achterhalen zijn. U kunt daarom het beste daarvoor aparte dagboekrekeningen aanleggen. Vraag uw accountant om een rekeningenschema!

NIET ALLE BTW GELDT ALS VOORBELASTING

Koopt u goederen/diensten op naam van de zaak terwijl u ze privé gebruikt, dan kunt u de BTW niet terugvorderen. Gebruikt u de goederen/diensten zowel privé als zakelijk dan kunt u alleen de BTW over het zakelijke gedeelte terugvorderen als voorbelasting, u moet daarvoor een zo goed mogelijke schatting maken.

Ook bij het leveren van zowel belaste als onbelaste goederen/diensten moet u de BTW splitsen. Het gebruik van de goederen en diensten geeft de doorslag bij het opsplitsen. Bij gezamenlijk gebruik mag u een schatting maken naar evenredigheid van belaste en onbelaste goederen en diensten.

AANKOPEN VOOR DE START VAN UW BEDRIJF

De BTW over privé ingebrachte goederen is niet aftrekbaar, ook niet gedeeltelijk. U doet er daarom verstandig aan om op de aankoopfactuur reeds de bedrijfsnaam te laten vermelden. Ligt de aanschaf slechts een paar maanden voor de werkelijke oprichting dan heeft u minder kans op problemen bij de acceptatie van de BTW-aftrek. Gaat het om kleine bedragen dan doet de belastingdienst natuurlijk niet zo moeilijk.

Kleine ondernemersregeling voor de BTW

Voor een (klein) bedrijf in de inkomstenbelasting (dus niet voor de BV, vereniging of stichting) met een klein saldo af te dragen BTW (2016: tot € 1.883) is de kleine ondernemersregeling voor de BTW in het leven geroepen. Deze biedt het voordeel dat u bij een gering af te dragen saldo BTW minder of zelfs geen BTW hoeft af te dragen. In onderstaande tabel kunt u de vermindering aflezen:

Vermindering af te dragen BTW (2016)

Jaarsaldo BTW

Af te dragen BTW

Saldo > € 1.883

Saldo

€ 1.345 < Saldo < € 1.883

Saldo-2,5*(1.883-Saldo)

Saldo < € 1.345

€ 0

LET OP

De vermindering berekent u aan het einde van het jaar. Het genoten voordeel als gevolg van de kleine ondernemersregeling moet aan uw belastbare winst worden toegevoegd!

ONTHEFFING

Komt deze situatie regelmatig voor dan kunt u ontheffing aanvragen voor de BTW-administratie. U kunt dan echter ook geen voorbelasting meer terugvorderen!

REKENVOORBEELD 1

Uw BTW saldo bedraagt € 1.500. U krijgt een vermindering op de af te dragen BTW van 2,5*(1.883-1.500) zijnde € 958. De af te dragen BTW bedraagt zodoende € 542 (1.500-958).

REKENVOORBEELD 2

Stel het saldo af te dragen BTW bedraagt op de laatste dag van het jaar € 1.883. U besluit alvast extra inkopen te doen voor het volgende jaar ter grootte van € 3.100 inclusief BTW (berekening: 1,21*(1.883-1.345)/0,21). Exclusief BTW bedragen de kosten € 2.562, u kunt echter op dit moment gebruik maken van de kleine ondernemersregeling! Het extra BTW voordeel bedraagt zodoende € 1.345, waardoor de inkoopprijs aanzienlijk daalt (u moet hierover wel belasting betalen!).